Vos obligations

POURQUOI CECI EST-IL IMPORTANT ?

Remplir vos obligations, en tant qu’employeur, est important non seulement du point de vue du respect des exigences prévues par la loi, mais aussi pour que vos employés soient satisfaits au travail, motivés pour s’acquitter de leurs tâches et restent avec vous. Le non-respect de ces obligations peut entraîner des demandes d’indemnisation et des amendes. Pour préciser le bon contexte, il convient de noter que « petite entreprise » désigne généralement des entreprises de moins de 50 salariés.

Nous nous pencherons sur la nature, l’importance et la signification pour vous de chacun de ces thèmes, et nous vous fournirons des outils et des ressources pour vous aider à les étudier de plus près.

Veuillez garder à l’esprit que l’information fournie ici ne constitue pas un avis juridique. Consultez un avocat pour tout conseil juridique. 

ÉLABORATION DE POLITIQUES DE RH

Bien que ce portail ne détaille pas les façons d’élaborer des politiques de ressources humaines, les liens ci-dessous offrent une large gamme de conseils et d’outils en RH, y compris des directives et des exemples de politiques de RH et de manuels de l’employé. L’élaboration de politiques de RH pour assurer la conformité et la cohérence permet non seulement d’informer vos employés, mais indique que vous avez répondu aux diverses exigences législatives de manière réfléchie.

EN SAVOIR PLUS (ressources et outils)

Normes d’emploi de l’Ontario

Les bonnes conditions de travail sont bénéfiques autant pour les employés que pour les propriétaires d’entreprises. Des études montrent que lorsque les employés sont satisfaits au travail, ils réussissent mieux et restent plus longtemps avec l’entreprise. Plus de 20 000 plaintes relatives aux normes d’emploi sont déposées chaque année en Ontario. Faire suite à une plainte est une procédure à la fois coûteuse et fastidieuse, et des centaines d’entreprises sont poursuivies chaque année.

Les normes d’emploi de l’Ontario sont appliquées en vertu de la Loi du 2000 sur les normes d’emploi (LNE), qui établit les obligations minimales et les règlements auxquels doivent se conformer les employeurs et les employés.

Parmi les principaux éléments de la loi :

  • Paiement des salaires et relevés de paie
  • Retenues sur le salaire
  • Heures de travail
  • Pause-repas
  • Rémunération des heures supplémentaires
  • Salaire minimum
  • Jours fériés
  • Congé annuel payé
  • Licenciement et indemnité de départ

QUE SIGNIFIE CELA POUR VOUS ?

Les normes s’appliquent à presque tous les employeurs et employés de l’Ontario. Cliquez ici pour voir les rares exceptions. Les politiques de RH que vous développez concernant les normes d’emploi doivent au minimum satisfaire aux exigences prévues dans la législation et les règlements. Les employeurs peuvent, à leur gré, développer des politiques ou des pratiques qui sont meilleures que celles autorisées par la loi.

EN SAVOIR PLUS (ressources et outils)

Santé et sécurité au travail

La loi sur la santé et la sécurité au travail de l’Ontario (LSST) est la principale loi ontarienne en matière de santé et de sécurité au travail. Elle est en place pour protéger les employés contre les risques pour la santé et la sécurité au travail. La loi identifie trois droits fondamentaux des employés:

  • Le droit d’être informé des risques connus ou prévisibles que représente le milieu de travail
  • Le droit de participer à l’identification et au règlement des problèmes de santé et de sécurité liés au travail
  • Le droit de refuser d’exécuter un travail dangereux si l’employé peut à juste titre croire qu’une situation présente un danger pour lui ou pour un autre employé

La Loi énonce les fonctions et les responsabilités de toutes les parties du lieu de travail et les droits des employés. Cependant, elle précise qu’il incombe aux employeurs, en grande partie, d’assurer la santé et la sécurité au travail. Le non-respect de la Loi peut entraîner des amendes allant jusqu’à 25 000 $ ou une peine maximale d’un an d’emprisonnement. Les sociétés peuvent écoper une amende pouvant atteindre 500 000 $. Les employeurs font également l’objet de sanctions pour avoir omis de déclarer à la CSPAAT dans les 3 jours à compter de la prise de connaissance d’un accident ou d’une maladie au travail.

QUE SIGNIFIE CELA POUR VOUS?

Vos obligations en vertu de la Loi varient selon la taille de votre organisation.

  • Les lieux de travail qui comptent au moins 20 employés permanents sont tenus de mettre sur pied un comité mixte de santé et de sécurité composé au moins d’un représentant agréé des travailleurs et d’un représentant agréé de la direction. Pour obtenir un agrément, il est impératif d’offrir une formation sur la loi relative à la santé et la sécurité, et sur l’identification, l’évaluation et le contrôle des risques liés au travail.
  • Les entreprises qui comptent plus de cinq travailleurs doivent avoir un représentant désigné en santé et en sécurité.
  • Une entreprise qui compte moins de cinq employés permanents n’est pas tenue de préparer une politique écrite de santé et de sécurité. Toutefois, en cas de blessures graves ou de décès, ou à l’occasion de la visite d’un inspecteur du ministère du Travail, le propriétaire serait tenu de « démontrer, documents à l’appui, que les gens travaillent en toute sécurité, et qu’une procédure disciplinaire est prête à être mise en œuvre ».

Quelle que soit la taille de votre entreprise, en tant qu’employeur, vous êtes responsable de:

  • Garder un lieu de travail sûr et bien entretenu; prendre toutes les précautions raisonnables pour protéger vos travailleurs contre la maladie et / ou les lésions
  • Fournir des informations sur les dangers sur votre lieu de travail, un équipement de sécurité approprié, une formation et une supervision compétente
  • Mettre en place l’affiche « En cas de lésion au travail » de la CSPAAT et suivez les procédures appropriées en cas de blessure.
  • Affichez la Loi sur la santé et la sécurité au travail sur votre lieu de travail.

Les propriétaires d’entreprise ne peuvent pas refuser de participer à la LSST, même s’ils choisissent de refuser la protection de la CSPAAT (il s’agit de deux lois distinctes).

EN SAVOIR PLUS (ressources et outils)

Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail

Les commissions des accidents du travail jouent le rôle d’assureurs publics qui protègent les employeurs des poursuites intentées par des employés qui sont blessés au travail ou qui tombent malades en raison des conditions de travail. Elles assurent également aux employés la prestation de revenus et d’avantages sociaux s’ils sont blessés au travail ou s’ils contractent une maladie causée par les conditions de travail.

La Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail de l’Ontario (CSPAAT), qui est financée par les employeurs, est l’un des 10 principaux fournisseurs d’assurance-invalidité en Amérique du Nord. En plus de son mandat fortement axé sur la prévention, la CSPAAT fournit aux travailleurs une assurance contre les lésions et les maladies qui surviennent dans les lieux de travail réglementés par la Loi sur la sécurité professionnelle et les assurances contre les accidents du travail et favorise le retour rapide et sécuritaire au travail.

La CSPAAT fournit aux petites entreprises une assurance garantie en milieu de travail sans égard à la responsabilité, qui les protège contre les transactions judiciaires coûteuses et offre des services et du soutien quand ils en ont besoin. Elle leur offre également des programmes d’incitation, de bons services pour les primes versées, ainsi que de l’expertise.

L’employeur qui omet d’inscrire son entreprise ou ne déclare pas un accident est passible d’une amende maximale de 25 000 $ et/ou d’une peine d’emprisonnement maximale de six mois pour chaque infraction. Les sociétés sont passibles d’une amende pouvant atteindre 100 000 $ pour chaque infraction.

QUE SIGNIFIE CELA POUR VOUS?

Nous soulignons ci-dessous les employeurs qui doivent fournir une couverture de la CSPAAT:

  • Protection obligatoire dans la construction – à partir du 1er janvier 2013, la protection de la CSPAAT est obligatoire pour les exploitants indépendants, les entreprises individuelles, les associés d’une société de personnes et les dirigeants d’une société qui travaillent dans l’industrie de la construction.
  • Les employeurs des secteurs réglementés à titre obligatoire sont tenus de s’inscrire auprès de la CSPAAT dans les 10 jours suivant l’embauche de leur premier employé, y compris des membres de la famille ou des apprentis.
  • Un travailleur employé dans une industrie ou une entreprise mentionnée à l’annexe 1 ou à l’annexe 2 de la Loi est automatiquement protégé. Il s’agit notamment des secteurs suivants : industries minières et connexes, fabrication, transport et entreposage, commerce de détail et de gros, construction, agences d’intérim, tourisme et travailleurs domestiques à temps plein, gouvernements provinciaux, compagnies de chemin de fer, compagnies de téléphone agréés par le gouvernement fédéral, et administrations municipales.
  • Vous trouverez des renseignements détaillés sur l’état de la protection de tous les commerces et industries de l’Ontario en consultant le manuel de classification des employeurs de la CSPAAT et le site Web de la CSPAAT.

QUI EST PROTÉGÉ?

Essentiellement, les employés se répartissent en deux catégories décrites par le Bureau des conseillers des travailleurs :

  • « En vertu d’un contrat de service, qu’il soit oral ou écrit, le travailleur accepte de travailler pour le compte d’un employeur en échange d’un salaire ou d’une rémunération. L’employeur dirige l’exécution du travail sous tous ses aspects : quoi, quand, où et comment. La relation d’emploi établie par un contrat de service peut comporter du travail à temps plein ou à temps partiel, du travail à la pièce, ainsi que du travail temporaire pour le compte d’un organisme ou en vertu d’un contrat de courte durée ». Ces employés sont considérés comme des travailleurs en vertu de la Loi.
  • En revanche, le contrat de servicescontract for service » en anglais) désigne une relation d’affaires, selon laquelle une personne accepte d’exécuter une tâche précise en échange d’une rémunération ». La personne qui s’acquitte d’un travail aux termes d’un contrat de services (c.-à-d., un exploitant indépendant) ne répond pas à la définition de « travailleur » au sens de la Loi et n’est donc pas assurée en vertu de la Loi et n’a pas droit aux avantages octroyés par la Loi.

Pour trouver des renseignements sur la façon dont votre organisation est classée (annexe 1 ou 2) et vos primes éventuelles, consultez la section des ressources ci-dessous.

EN SAVOIR PLUS (ressources et outils)

Législation sur les droits de la personne

La législation sur les droits de la personne vise à garantir l’égalité de traitement des personnes indépendamment des caractéristiques identifiées (appelé « motifs interdits de discrimination ») qui ont donné lieu à des stéréotypes ou des préjugés historiques. Elle interdit la discrimination dans l’emploi, directement ou indirectement, et est appliquée par la commission locale des droits de la personne.

L’employeur bénéficie d’un milieu de travail inclusif, diversifié et sans discrimination. Ces lieux de travail aident à attirer et à conserver les meilleurs employés, et à maximiser leur rendement. Les politiques et les programmes discriminatoires peuvent donner lieu à des embauches sans recherche exhaustive. Le harcèlement au travail crée des conflits, diminue la productivité, et peut entraîner le départ d’employés inestimables.

La mauvaise gestion ou la négligence des questions liées aux droits de la personne peut mener à des plaintes, des demandes d’indemnisation, des griefs en vertu des conventions collectives ou des poursuites pour congédiement injustifié. Tout cela entraîne des coûts élevés pour l’organisation du point de vue de temps, d’argent, de réputation et de moral.

LÉGISLATION FÉDÉRALE

Deux lois fédérales préparent le terrain pour la création d’un milieu de travail diversifié et inclusif :

  • La Loi canadienne sur les droits de la personne garantit l’égalité des chances et la protection contre la discrimination pour les personnes qui se trouvent légalement, ou sont autorisées légalement à retourner, au Canada. Elle est mise en place pour prévenir la discrimination, dans l’administration fédérale, selon l’âge, le sexe, la race ou tout autre motif visé par la Loi.
  • La Loi sur l’équité en matière d’emploi s’applique aux employeurs et fournisseurs de services sous réglementation fédérale. Toutefois, les entreprises de plus de 100 employés qui concluent des marchés avec le gouvernement fédéral doivent se conformer au Programme de contrats fédéraux.

CODE DES DROITS DE LA PERSONNE DE L’ONTARIO

La majorité des employeurs et des petites entreprises relèvent des compétences provinciales ou territoriales en matière de législation des droits de la personne. Pour l’Ontario, il s’agit du Code des droits de la personne. Le harcèlement et la discrimination constituent une violation de la loi, et les organisations qui n’arrivent pas dûment à les prévenir et les contrer peuvent être tenues pour responsables.

Le Code cite les motifs de discrimination – personne ne peut discriminer contre une autre personne ou un groupe de personnes en raison de leur :

  • Citoyenneté, race, lieu d’origine
  • Origine ethnique, couleur, ascendance
  • Handicap, âge, croyance
  • Sexe / grossesse, situation familiale, état matrimonial
  • Orientation sexuelle, identité sexuelle, expression sexuelle
  • État d’assisté social
  • Casier judiciaire

QUE SIGNIFIE CELA POUR VOUS?

En vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario, les employeurs, les locateurs et les fournisseurs de services sont tenus de s’assurer qu’ils offrent des environnements inclusifs et non discriminatoires. Les employeurs doivent connaître les lois sur les droits de la personne telle qu’elles s’appliquent à toutes les pratiques d’emploi, y compris:

  • Les annonces d’embauche et les formulaires de demande d’emploi
  • Les entrevues et l’embauche
  • Les licenciements et les cessations d’emploi
  • Les promotions et les rétrogradations
  • Les avantages sociaux et les salaires
  • Le harcèlement au travail

La Loi sur les droits de la personne de l’Ontario suggère qu’une stratégie globale pour prévenir et traiter les questions des droits de la personne doit inclure tous les éléments suivants :

  • Un plan pour la prévention, l’examen et l’élimination des obstacles
  • Des politiques contre le harcèlement et la discrimination
  • Une procédure interne de résolution des plaintes
  • Une politique et une procédure sur les mesures d’adaptation
  • Un programme de sensibilisation et de formation

Sachez que les entreprises de plus de 100 employés qui concluent des marchés avec le gouvernement fédéral doivent se conformer au Programme de contrats fédéraux (consultez la page sur la Loi sur l’équité en matière d’emploi).

EN SAVOIR PLUS (ressources et outils)

Exigences de la LAPHO

La Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO), dont l’objectif est de rendre l’Ontario entièrement accessible aux personnes handicapées au plus tard en 2025, est adoptée en 2005.  Elle est mise en place pour élaborer, mettre en œuvre et appliquer des normes d’accessibilité en vue d’assurer l’accessibilité des personnes handicapées de l’Ontario aux biens, services, installations, logements, emplois, bâtiments, constructions et locaux.  Il y a une norme qui a trait au service à la clientèle à laquelle tous les fournisseurs de services doivent se conformer à compter du 1er janvier 2012.  Il y a aussi une norme intégrée qui comprend un volet propre à l’emploi qui est entrée en vigueur en 2011.

QUE SIGNIFIE CELA POUR VOUS?

À l’exception des obligations relatives aux renseignements sur l’intervention d’urgence en milieu de travail, les grandes organisations (avec 50 employés ou plus) doivent se conformer aux obligations de l’emploi au plus tard le 1er janvier 2016, alors que les petites organisations (celles qui comptent moins de 50 employés) doivent le faire au plus tard le 1er janvier 2017. Toutes les organisations doivent avoir mis en place des renseignements sur l’intervention d’urgence en milieu de travail à partir du 1er janvier 2012.

Les normes d’emploi stipulent que chaque organisation qui fournit des biens, des services ou des installations au public ou à d’autres organisationset dispose d’un ou de plusieurs employés, doit établir et mettre en œuvre des politiques, des procédures et une formation en matière d’emploi concernant l’accessibilité au recrutement, à l’embauche, à la rétention et l’accommodement à l’égard des personnes handicapées. Les normes d’emploi couvrent les éléments suivants::

  • Embaucher, évaluer et sélectionner les employés, ainsi que les informer des soutiens offerts
  • Élaborer et documenter des plans d’adaptation personnalisés pour les employés handicapés
  • Préparer et communiquer les renseignements sur l’intervention d’urgence en milieu de travail
  • Fournir des formats accessibles et des soutiens en communication
  • Faciliter le retour au travail
  • Assurer la gestion du rendement, la réaffectation ainsi que le perfectionnement professionnel et le cheminement de carrière

EN SAVOIR PLUS (ressources et outils)

Loi sur l’équité en matière d’emploi

La Loi sur l’équité en matière d’emploi assure de meilleures possibilités d’emploi pour quatre groupes spécifiques : les femmes, les Autochtones, les membres des minorités visibles et les personnes handicapées.  Les milieux de travail diversifiés sont plus susceptibles d’avoir recruté et sélectionné à partir d’une vaste réserve de talents pour trouver les meilleurs candidats.

Le Programme de contrats fédéraux veille à ce que les organisations qui font affaire avec le gouvernement du Canada se conforment à la Loi sur l’équité en matière emploi.

QUE SIGNIFIE CELA POUR VOUS?

Les employeurs devraient identifier les barrières au travail et élaborer des plans d’équité pour les quatre groupes désignés. Seuls les employeurs et fournisseurs de services suivants réglementés sont visés par la loi fédérale :

  • ministères et organismes fédéraux et sociétés d’État
  • banques à charte, compagnies aériennes, stations de télévision et de radio
  • communications interprovinciales et compagnies de téléphone
  • autobus et trains qui se déplacent entre les provinces
  • Premières nations
  • d’autres industries sous réglementation fédérale, comme certaines exploitations minières

Toutefois, en vertu du Programme de contrats fédéraux, les organisations de 100 employés ou plus qui souhaitent soumissionner des marchés du gouvernement fédéral ou des offres à commandes de 1 000 000 $ ou plus doivent d’abord signer une attestation d’engagement pour mettre en œuvre l’équité en matière d’emploi.

PROMOTION DE L’ÉQUITÉ

Que votre organisation soit visée par les dispositions ou non, vous pouvez promouvoir l’équité en matière d’emploi en vous penchant sur les domaines clés suivants :

  • cerner et éliminer les obstacles à l’emploi, favoriser l’égalité d’accès à l’emploi
  • promouvoir un milieu de travail équitable pendant les réunions et les activités quotidiennes
  • mettre en place des politiques et des pratiques positives et faire des adaptations raisonnables

Dans la pratique, cela signifie qu’il faut :

  • suivre les pratiques équitables d’embauche, en tenant compte des moyens d’accroître la représentation des membres des groupes désignés lorsque cela est possible
  • pendant les entretiens avec les candidats, être sensibles à l’importance de poser des questions justes et impartiales, garder l’esprit ouvert à l’égard des différences culturelles et autres, et tenir compte des besoins spéciaux au besoin
  • être cohérent et enregistrer les décisions

Les propriétaires d’entreprises et leurs dirigeants devraient également veiller à ce qu’ils :

  • communiquent l’importance de l’équité en matière d’emploi à tous les employés et démontrent qu’ils valorisent la diversité
  • adoptent et appliquent une politique de tolérance zéro à l’égard des insultes, blagues et histoires ethniques, religieuses, raciales et sexistes

EN SAVOIR PLUS (ressources et outils)

Déclarations à l’ARC et retenues sur salaire

En tant qu’employeur, vos obligations relatives aux retenues sur salaire comprennent la déduction des cotisations des employés au Régime de pensions du Canada (RPC), à l’assurance-emploi (AE), et les déductions fiscales. L’employeur devra également prélever sa part des cotisations au RPC et à l’AE. Après les déductions, l’employeur doit déclarer les revenus et les retenues sur les déclarations de renseignements appropriées.

Les conséquences de ne pas répondre aux exigences de déclaration à l’ARC comprennent les sanctions suivantes :

  • Des intérêts s’ajoutent aux paiements en retard ou manqués.
  • L’ARC prévoit des pénalités si les déductions des montants requis de l’impôt sur le revenu, du RPC, et de l’AE ne sont pas faites, si les paiements manquent ou sont en retard, ou si vous omettez de produire une déclaration de renseignements à l’échéance.
  • Le défaut de conserver ou de fournir des dossiers adéquats peut entraîner des poursuites par l’ARC.

QUE SIGNIFIE CELA POUR VOUS?

Les étapes suivantes vous aideront à comprendre vos responsabilités, en tant qu’employeur, et le mode de fonctionnement des retenues sur salaire. Vous devez assurer la bonne tenue des dossiers tout au long de ce processus.

  • Étape 1 : Déterminer votre statut et si vous êtes un employeur, un fiduciaire ou un payeur
  • Étape 2 : Ouverture d’un compte de retenues sur la paie (avant la première date d’échéance du versement)
  • Étape 3 : Embauche d’employés (obtenir les renseignements requis)
  • Étape 4 : Calcul et versement des retenues (RPC, A-E et impôt sur le revenu; pour les portions d’employé et d’employeur)
  • Étape 5 : Remplir et produire les déclarations de renseignements
  • Étape 6 : Relevé d’emploi (RE) (lorsqu’un employé quitte son emploi – voir la section Restructuration)

OUVERTURE D’UN COMPTE DE RETENUES SUR LA PAIE

En tant qu’employeur, vous devez avoir un compte de retenues sur la paie pour effectuer vos versements :

As an employer, you must have a payroll program account to remit your deductions:

  • First, you need to register for a Business Number (BN) by internet, by phone, or by mail/fax);
  • Once registered, you will receive a letter from the CRA confirming the following: your Business Number (BN), the accounts registered, and a summary of the information provided by you.

You must open a payroll account before the 15th day of the following month after the date on which you start withholding payroll deductions from your employee(s).

WHEN HIRING AN EMPLOYEE

When hiring employees, the following should be obtained.

  • Social Insurance number (SIN)
  • TD1 Personal Tax Credit Return completed by the employee

These documents and the relevant information should be kept in your records. It is a serious offence to knowingly accept a TD1 that contains false or deceptive statements. If the employee works for you and you cannot get the above, you are still responsible to start calculating and withholding payroll deductions.

CALCULATING & REMITTING DEDUCTIONS

CRA has developed an online tool, the Payroll Deductions Online Calculator (PDOC) for businesses to calculate their payroll deductions.

As an employer, you must remit the CPP contributions, the EI premiums, and income tax deducted from your employees’ income, along with your share of contribution. Your remittance due date is the 15th day of the following month after the date on which you withheld the payroll deductions.

  • Canada Pension Plan (CPP)– Employers contribute the same amount of CPP that is deducted from the employeeClick here for CPP contribution rates, maximums, and exemptions.
  • Employment Insurance (EI)– You have to deduct EI premium s from your employee, and you must pay 4 times the amount of the employees’ premium. There is no age limit for deducting EI premium. Click here for EI premium rates and maximums. 

Note that Quebec employers deduct Quebec Pension Plan (QPP) contributions instead of CPP contributions. For information, see Revenu Québec.

Coming soon: The new Ontario Retirement Pension Plan (ORPP) will be introduced in 2016, requiring enrollment by large employers, and contributions to start on January 1, 2017. Similar to the CPP, both employers and employees will be required to contribute an equal amount, unless a comparable workplace pension plan is already in place. Enrolment in the ORPP will be phased in over time, with all employers enrolled by January 1, 2020.

FILING INFORMATION RETURNS

Employer information returns consist of both slip(s) and a summary. Depending on the type of income you pay, you may have to file one or more types of returns (see CRA page for more information).

  • Most employers will need to file a T4 slip for the year during which remuneration was paid.
  • The T4 SummarySummary of Remuneration Paid, reports the totals of the amounts reported on the related T4 slips.

All summaries and slips are due on or before the last day of February following the calendar year to which they apply.

Note: If you file more than 50 slips, you must electronically file the information.

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